1. Nejdřív zjistěte, co se kontroluje
Pokud je znám předmět kontroly, připravte podklady právě k němu. Kontrolní orgán má právo požadovat dokumenty a údaje vztahující se k předmětu kontroly; není proto efektivní posílat automaticky celý archiv firmy.
2. Srovnejte dokumentaci se skutečností
Projděte zejména místa, kde se formální systém často rozchází s provozem: staré hodnocení rizik po změně technologie, zaměstnanci na jiné práci než v osnově školení, OOPP uvedené v seznamu, ale nevydané, zařízení po termínu kontroly nebo neuzavřené závady z revizí.
3. Udělejte předkontrolní obchůzku
- volné komunikace a únikové cesty,
- kryty a ochranné prvky strojů,
- stav skladů a regálů,
- práce ve výškách a používání žebříků,
- označení a skladování chemických látek,
- používání OOPP,
- aktuální kontroly a revize zařízení,
- zjevné závady, které zaměstnanci dlouhodobě obcházejí.
4. Určete kontaktní osoby
Firma by měla vědět, kdo inspektora převezme, kdo umí předložit dokumentaci, kdo zná technický provoz a kdo může věcně vysvětlit pracovní postupy. Není dobré, aby za firmu improvizoval člověk, který nezná ani dokumentaci, ani skutečné pracoviště.
5. Během kontroly poskytujte součinnost, ale držte se faktů
Kontrolovaná osoba má povinnost vytvořit podmínky pro kontrolu a poskytovat potřebnou součinnost. Současně má právo požadovat předložení pověření ke kontrole, seznámit se s protokolem a podat námitky proti kontrolním zjištěním.
Prakticky je vhodné odpovídat přesně, nedoplňovat nejisté domněnky a pokud podklad není právě dostupný, domluvit způsob jeho doložení namísto vytváření vysvětlení „z hlavy“.
6. Pořizujte si vlastní záznam průběhu
Interně si zaznamenejte, jaké dokumenty byly předloženy, která pracoviště byla navštívena, jaké technické nebo organizační otázky inspektor řešil a jaké podklady si vyžádal k doplnění. Usnadní to následnou práci s protokolem.
7. Protokol zkontrolujte věcně, ne emocionálně
Kontrolní protokol musí popsat kontrolní zjištění, porušený předpis a podklady, z nichž zjištění vychází. Kontrolovaná osoba má právo podat proti zjištěním písemné a odůvodněné námitky ve lhůtě 15 dnů od doručení, pokud protokol nestanoví lhůtu delší.
Námitky mají smysl tam, kde je nesprávně zjištěný skutkový stav, nesprávná právní kvalifikace nebo chybí důležitý podklad. Nemají být náhradou za nápravu skutečně existující závady.
8. Nápravu řídit stejně jako interní audit
Inspektorát může uložit opatření k odstranění nedostatků a přiměřené lhůty. Každý bod je proto vhodné převést do jednoduchého registru: zjištění, riziko, opatření, odpovědná osoba, termín, důkaz o splnění a kontrola účinnosti.
Kontrolní řád připouští zahájení předložením pověření, doručením oznámení nebo v určitých situacích prvním kontrolním úkonem. Trvalá připravenost je proto účinnější než jednorázová kontrolní akce před ohlášeným termínem.